四川护理职业学院学院办公室、对外合作处
 
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四川护理职业学院档案管理办法
2019-06-09 12:42   审核人:

第一章  总  则         

第一条 为了加强学院档案工作,维护档案资料的齐全、完整,逐步实现档案工作的规范化、现代化,更好地为学院的教学、科研及管理工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《普通高等学校档案管理办法》和《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》,结合我院实际,制定本办法。

第二条 档案工作是学院工作的重要组成部分,是提高学院工作效率和工作质量的重要条件之一。档案是反映学院历史真实面貌的重要资源,是学院宝贵的精神财富,也是查据历史、推进工作的重要信息源和历史凭证,更是检验各项工作任务最终完成情况和程度的标志之一。学院各级领导及档案工作人员应给予高度重视和认真对待,逐步形成依法治档的工作局面。

第三条 组织机构及职责

(一)根据工作性质和内容,学院档案工作由综合档案室的档案工作和各部门的档案工作两部分组成。综合档案室是学院档案的综合管理和服务部门,负责全院档案工作的规划、指导、监督、检查及开发利用等工作。各部门的档案工作由指定的兼职档案员负责,兼职档案员应相对稳定。

(二)档案室工作职责 。

1.宣传贯彻执行国家关于档案工作的有关法令、政策和规定,提出学院档案工作计划;

2.制定学院档案工作规章制度,并负责监督、指导、检查、执行;

3.负责接收、征集、整理、鉴定、统计、保管全院各类档案及有关资料;

4.开展档案的编研、利用工作,编制检索工具,开发档案信息资源;

5.推动学院档案管理规范化、现代化。

(三)兼职档案员工作职责。

1.贯彻执行国家有关档案工作的法令、法规,接受学院综合档案室的业务监督与管理,参加学院综合档案室组织的各项档案活动;

2.收集本部门应当归档的文件材料,并按有关规定做好日常的档案资料的收集、整理、组卷及向综合档案室归档移交工作。

第二章  立卷与归档

第四条  各部门均为立卷单位。各立卷单位,在工作中按职能形成的具有保存价值的各种载体的文件材料均由本部门兼职档案员按规定收集、立卷。

第五条  本院教职工在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的文件材料,均应按照规定向学院档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为已有。

领导干部外出开会或代表学院参加上级有关单位组织的重要活动带回的文件材料应及时送交档案室。

本院工作人员调离或退休前,须就本人所承担工作的文件及资料、科研项目等材料办理移交,材料移交完毕,方可办理调离、退休手续。

第三章  归档范围及要求

第六条  根据《档案法》和《机关档案工作业务规范》规定及学院实际情况,本院档案可分为十一大类。

(一)行政档案类。

行政档案是学院行政机构组成部门根据各有关部门的指示、指令、政策、规定等,在工作中形成的具有保存利用价值的文件材料。

不归档的文件材料:

1.上级机关普发的供参阅、周知的文件材料;

2.上级机关征求意见稿;

3.无查考利用价值的事务性、临时性文件;

4.未经学院院长会议讨论或未经领导签发的文件;

5.学院负责人在院外兼职形成的与本院无关的文件材料。

(上述文件如对工作有借鉴或指导作用,可留作资料暂存。)

行政档案归档要求:

1.归档的正式发文应符合文件标印格式的要求,应有院级领导签批,其它文件应具作者和日期;

2.制成文件的纸张要易于保存,按照国家标准使用16开或A-4型公文纸;

3.归档材料应使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水等书写,不允许使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写等;

4.归档人员移交文件前,应对本部门产生的不符合归档要求的文件采取相应措施,包括缺少作者和日期的应予补上;纸张不符合要求的应予更换;用铅笔、圆珠笔起草的文件或字迹杂乱无法辩认的文件,应由经办人重抄。

行政档案以各职能部门为立档单位。立卷方法以问题、名称特征为主,结合作者、时间进行组卷,以保持文件之间的有机联系,便于查找利用。

行政档案归档时间为次年3月底前。

(二)党群档案类 。

党群档案是学院党群机构各有关部门的指示、指令、政策、规定等,在工作中形成的具有保存利用价值的文件材料。

不归档的文件材料:

1.上级机关普发的供参阅、周知的文件材料;

2.上级机关征求意见稿;

3.无查考利用价值的事务性、临时性文件;

4.未经学院党委会议讨论或未经领导签发的文件;

5.学院负责人在院外兼职形成的与本院无关的文件材料。

(上述文件如对工作有借鉴或指导作用,可留作资料暂存。)

党群档案归档要求:

1.归档的正式发文应符合文件标印格式的要求,应有院级领导签批,其它文件应具作者和日期;

2.制成文件的纸张要易于保存,按照国家标准使用16开或A-4型公文纸;

3.归档材料应使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水等书写,不允许使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写等;

4.归档人员移交文件前,应对本部门产生的不符合归档要求的文件采取相应措施,包括缺少作者和日期的应予补上;纸张不符合要求的应予更换;用铅笔、圆珠笔起草的文件或字迹杂乱无法辩认的文件,应由经办人重抄。

党群档案以各职能部门为立档单位。立卷方法以问题、名称特征为主,结合作者、时间进行组卷,以保持文件之间的有机联系,便于查找利用。

党群档案归档时间为次年3月底前。

(三)教学档案类 。

教学档案主要包括本院在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的反映教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生、教材等工作内容的具有保存价值的文字材料。

教学档案归档要求是实行教学工作与教学档案工作同步管理。教务处应严格按照工作职责,做好教学档案及有关文件资料的收集、整理、归档等工作。

教学档案归档时间:学历教育按教学年度进行归档,时间为次年3月底前;短期培训班可在培训结束后三个月内归档。

(四)科研档案类 。

科研档案主要包括本院在科学研究管理和实践活动中形成的反映科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励。推广应用等工作内容的具有保存价值的文字、材料。

科研档案归档要求:

由形成部门按课题立卷,由课题负责人指定专人立卷,按照自然形成规律,系统整理组卷,在项目完成后由课题负责人审阅签字归档。课题负责人对项目档案材料的完整、准确、真实、系统负全部责任。

科研档案在向院办档案室移交时,应保证其资料的完整与准确。

凡本院与外单位协作完成的项目,如为主持单位,应将项目中形成的全部文件归档;如为参加协作单位,只存本院承担部分的文件材料。本院内部多个部门协作项目,由牵头部门统一归档。

科研类归档时间:应在课题鉴定完,经主管领导审查后的三个月内立卷归档。

(五)基建档案类。

基建档案是指本院各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程所形成的文件、图纸等材料,也包括房屋、地产的购买、租赁及移交过程中形成的文件材料。基建档案由承办单位具体负责立卷归档。

新建工程竣工验收时,工程档案不齐全完整,档案部门不予验收。

修缮中如对原建筑有修改,完工后应写出修改说明,附上修改图纸,并归档。

基建归档时间:一般应在项目竣工验收后的三个月内归档移交;周期较长的工程项目,可按阶段分期进行归档。

(六)财会档案类 。

财会档案主要包括本校在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐薄,报表、工资清册等材料。

学院财务部门应将每会计年度内形成的全部财会档案,依照国家《会计法》要求,进行整理装订、立卷成册,移送学院综合档案室。

财会档案的归档时间应为每会计年度结束后的次年3月底前。

(七)仪器设备档案类。

仪器设备档案主要包括本校各种国产和国外引进的精密,贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件以及在购置、验收、调试、使用、管理、维修、改造、报废等全部活动中产生的文件材料。

仪器设备开箱时有关部门应将随机文件进行清点登记,然后由使用单位借用。高档设备的档案(原件),—般只能在档案室查阅,设备使用单位可复制一套长期使用。

仪器设备调出或报废时,有关部门应及时通知院办档案室,并将该套设备档案调出或按规定销毁。

仪器设备类档案归档时间为次年3月底前。

(八)出版档案类。

出版档案主要包括本校编辑出版的期刊、学报、院报。

出版类档案在归档时应遵循其自然形成规律,保持有机联系,特别注意出版材料的成套性特点。原则上以出版编辑部门为立卷单位。归档时应按出版物名称立卷,一书一刊组成一卷或数卷,期刊视情况可为多期一卷。

出版类档案归档由科研部门收集、整理、审查无误后,集中向院办档案室移交。

(九)外事档案类。

外事档案主要包括本校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的),出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及本校聘请的外籍、港澳台专家与教师(含客座教师)在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料;本校涉外活动、对外学术交流、友好往来等有关文件材料。

外事档案的归档时间应为次年3月底前。

(十)声像档案类。

声像档案由录音、录像和照片组成。

声像档案的载体与纸质档案不同,应给予特殊整理和特殊管理。录音、录像由摄录部门归档;照片及与之相对应的底片由形成部门归档。

归档的录音、录像及照片档案应清晰、完整,并附有详细的文字说明。文字说明应具事由、时间、地点、人物、背景、摄录者等要素。

声像档案中的录音、录像按年度归档;照片类档案按形成日期随时归档。

(十一)实物档案类 。

实物档案主要包括奖状、奖品、名人字画、印信、留言簿、证书等。

实物档案由形成单位归档。归档时须进行登记,办理移交手续。登记的主要内容有:实物颁发的单位和个人,接收单位和个人,实物颁发、接收的时间,实物记载的内容和名称等。

实物类档案归档时间按实物档案形成的时间,由形成单位登记,并在—个月内向院办档案室移交。

第四章  整理和著录

第七条  院办档案室应对归档的案卷和文件材料进行整理,必要时应进行再加工,准确进行分类、编号。

第八条  院办档案室对整理好的案卷,应按国家标准《档案著录规则》进行著录,供手工检索及计算机检索使用。

第五章  保管和统计

第九条  各类档案应分类保管,以利于保密和查找使用。 档案库房门窗要牢固、严实,库房内要经常保持整洁,要有防火、防盗、防虫、防潮等措施,保证档案安全。破损的档案要及时修复。非档案人员未经允许不得进入库房。

第十条  新入库档案或移出档案,要登入统计流水帐簿,及时掌握各类档案数量。按期上报档案工作统计报表。

综合档案室应对所有档案和资料的保管情况进行定期检查,遇特殊情况应及时上报,妥善处理。

第六章  借阅和利用

第十一条 学院档案原则上供本院人员利用,如其他单位或个人需要查阅时,应持本单位介绍信或经学院有关领导批准方可查阅。

第十二条  学籍、学历档案的查阅应经教务部门开具初始情况说明后,由院办档案室调档查证。确认无误后,院办档案室复印后院办鉴章再根据需要开具证明。

第十三条  院办档案室应编制必要的检索工具,便于借阅和编研利用。档案人员要不断加强档案信息加工和资料编研工作,提高现代化检索水平,逐步完善各种档案利用工具,积极开发、利用档案的信息资源。

第七章   鉴定和销毁

第十四条  档案的鉴定,指对库存档案保管价值的鉴定。应按照上级文件和本院有关档案保管期限表的规定执行。

档案在立卷整理时,应初步鉴定其保管期限,每个案卷均应划定其保管期限。

保管期限分为:永久(30年以上)、长期(11~30年)、短期(1~10年)三种,若介于两种期限之间时—律从长。

第十五条  根据有关规定需要销毁档案时,必须进行档案鉴定。鉴定时,由综合档案室提出鉴定的类别、范围,然后请档案的形成单位派人逐卷进行审查,经学院档案工作领导小组审核确认。对准备销毁的档案均须进行登记造册,并由两名以上工作人员送指定造纸厂监销,监销人应在销毁登记单上签字。

第八章  附  则

第十六条  国家档案局及上级有关单位另有规定时,依上级规定执行。

第十七条  本办法由学院办公室负责解释。

第十八条  本办法自发布之日起执行。

 

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